Kiszervezés: megéri, ha jól csinálják

Kiszervezés előtt az adott területen alaposan rendet kell tenni - mondta Vajda Zoltán, a Matáv Informatikai Igazgatóságának outsourcing területért felelős igazgatóhelyettese. Fontos, hogy előre tisztázzuk: pontosan milyen műszaki tartalomra van szükség, s milyen pénzügyi keretek közt lehetett azt önerőből megvalósítani. A társaság a nem stratégiai informatikai alkalmazásainak platformüzemeltetését bízta az adott területen dolgozó matávos dolgozókat átvevő EDS Magyarország Kft.-re. A cég a szükséges hardver, operációs rendszer és adatbázis motor mellett a teljes irodai környezet kiépítését és üzemeltetését is vállalta, így csupán a szerverek maradtak a telekommunikációs társaság tulajdonában. A két évet igénybe vevő átállás az igazgatóhelyettes szerint több szempontból is sikeres volt: a szolgáltatások minősége javult, új elemekkel egészült ki a korábbi támogatás, ráadásul ugyanezt a Matáv önállóan csak drágábban tudta volna létrehozni. Az egyetlen nehézséget az jelenti, hogy a szerződést két-három évente újra kell tárgyalni, mert a kommunikációs iparág igen gyorsan változik, s ehhez igazodik a Matáv létszáma és szolgáltatási igénye is.

Mindenképpen meg kell tartani egy olyan szakembert, aki a halaszthatatlan feladatokat is képes elvégezni - emelte ki Sótonyi Gábor, az Első Pesti Telefontársaság gazdasági igazgatója. A lényeges költségcsökkenést elérő vállalat több ingatlanjának üzemeltetését is kiadta, ám a munka- és tűzvédelmi, karbantartási és takarítási feladatokért egyetlen cég vállalt felelősséget, még ha azokat alvállalkozókkal végezteti is. Ez nagyban leegyszerűsíti a kapcsolattartást, ugyanakkor kezdetben lényegesen növelte a reakcióidőt. Egy épületnél egyébként is adódhatnak olyan problémák, amelyekkel nem lehet még perceket sem várni, így igen jó döntésnek bizonyult, hogy egy azonnal beavatkozni tudó, minden csavart ismerő kollégát választottak kapcsolattartónak.

Az outsourcing megállapodásnál a folyamatokat pontosan szabályozni kell, s minden fázisban biztosítani kell a kilépés lehetőségét is - tanácsolja Szabó József, a Rába Rt. beszerzési és eszközgazdálkodási igazgatója. Cégük az év elején kezdte meg a kiszolgálótevékenységek kiszervezését. Az energiaellátást mára már teljes egészében külsősök végzik.

A gáz-, víz-, gőz- és áramellátást előzőleg önálló cégbe szervezték, majd a korábbi alkalmazottakkal együtt ezt a társaságot értékesítették az Eetek Kft.-nek 20 éves szolgáltatási joggal együtt. A hosszú távú kapcsolat és a tevékenység jelentősége miatt rendkívül nagy súlyt kapott a szerződésből való kilépés lehetőségeinek rögzítése. Az energetikai berendezések is a Rába tulajdonában maradtak, a szolgáltató havi bérleti díjat fizet értük. Emellett létrehoztak egy olyan, a Rába és a szolgáltató képviselőiből álló fórumot is, amely minden érdemi kérdésben dönteni hivatott. Ez igen hasznosnak bizonyult, mert hiába készítettek százoldalas szerződést, az élet mindig új, előre nem látott problémákat produkál.

A megállapodás szerint az Eetek saját forrásból fedezi az energiamegtakarító beruházások tőkeigényét, s a két cég elfelezi a hatékonyabb működés okozta költségcsökkenést. A specializálódott cég szaktudásának köszönhetően már kilenc hónap alatt érezhetően alacsonyabbak az energiakiadások, s az ellátás is teljesen zavartalan. Az eredményekkel teljes mértékben elégedettek, s így hamarosan lezárul az informatika és a könyvelés hasonló kiszervezése is.

Sok kis és közepes cég úgy gondolja, hogy az outsourcing csak a nagy társaságok számára reális alternatíva. Pedig többek közt a Synergon is kínál kisebb vállalatoknak testreszabott informatikai megoldásokat - hangsúlyozta Kovács Attila, az informatikai cég hardver és szolgáltatások divíziójának vezetője. A tavaly ősz óta kínált Officium nevű szolgáltatáscsomag az informatikai eszközök üzemeltetésére és finanszírozására egyidejűleg ad megoldást, ezért elsősorban azon cégeknek javasolják alternatívaként, amelyek valamilyen nagyobb fejlesztési beruházást fontolgatnak. Ebben a változatban ugyanis sem saját munkaerőre, sem tőkére nincs szükség a megvalósításhoz. Havidíj ellenében nem csupán asztali gépeket vagy informatikai támogatást lehet vásárolni, de akár egy testreszabott SAP rendszert is működtet a Synergon.

Kovács Attila szerint az informatika kiszervezésének terjedését ma még visszafogja, hogy a döntéshozók nem szokták meg a konstrukciót. Sokáig a legtöbb cég tulajdonolta irodáit, gépjárműveit, s maga végezte a takarítást is. Manapság a tartós bérlet, a lízing, az alvállalkozó igénybevétele megszokott ezeken a területeken, s néhány esztendő múlva alighanem így lesz ez a számítástechnikai rendszereknél is.