Bizonylatot feltétlenül ki kell állítani!
A számviteli törvény értelmében bizonylatot kell kiállítani minden olyan, a mérlegadatokat módosító gazdasági muveletrol, amely az eszközök, illetve a források állományát vagy összetételét megváltoztatja. Ezeket a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. Amikor egy másik cégtől történik a beszerzés, a számviteli bizonylat minden esetben az e cég által kiállított bizonylat, számla.
Alábbi esetünkben a társaság külföldi értékesítését is végez, mégpedig üzletkötőn keresztül, ami a legtöbb esetben valamilyen másik gazdasági társaság. Az üzletkötőknek, ügynököknek járó jutalékot, a költségek között számolják el; az alapbizonylat pedig nem más, mint az adózó által kiállított irat. Ugyan az üzletkötő cégek többsége nem állít ki számlát a neki járó üzletkötői jutalékról, ám a társaság - ennek ellenére - a szállítók által kiállítandó bizonylatok nélkül is elszámolta a költségeket. A cég eljárása azonban ellentétes a számvitelről szóló törvénnyel.
A jogszabályok értelmében ugyanis a könyvelésben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Ha egy társaság egy másik cég szolgáltatásait veszi igénybe, akkor az elszámolás egyik legfontosabb irata a szállító cég által kiállított bizonylat. Ez bizonyítja, hogy valóban attól a cégtol történt a vásárlás. Ennek hiányában nem ellenőrizhető, nem bizonyítható, hogy az adott konkrét teljesítés valóban megtörtént-e.
S hogy mindebből mi a tanulság? A következő: bizonylatot kell kiállítani minden gazdasági műveletről, eseményrol, amely a mérleg eszköz- illetve forrásoldalát megváltoztatja. A hatályos jogszabályok értelmében - és ezek az Európai Unióhoz való csatlakozás után csak szigorodhatnak - a nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.
Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályokban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, és megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek.
Ez azt jelenti, hogy a nyilvántartásokban, jelen esetben az üzletkötői tevékenységet végző társaság által kiállított számla hiányában, gazdasági eseményeket, költségelszámolást nem lehet rögzíteni. Szabályszerű, az üzlet megtörténtét hitelesen dokumentáló bizonylat nélkül pedig nem lehet rögzíteni az adott gazdasági eseményt.
