Megtérül a tudásmenedzsment

A tudásmenedzsment fogalma ugyan csak az elmúlt évtizedben került előtérbe, elveit, módszereit mindig is alkalmazták a különböző vállalatok. A globalizációval azonban a verseny kiéleződött, mind erősebb a nyomás arra, hogy a cégek csak azon tevékenységekkel foglalkozzanak, amelyekben másoknál jobbak. Eközben a rendelkezésre álló, feldolgozandó adatállomány sokszorosára növekedett, így nagyobb halmazból kell pontosabb, specifikusabb ismeretekhez jutni.

E trendekre válaszul, a cégek mind nagyobb figyelmet fordítanak arra, hogy az adatokból ne csak releváns információt, de a gyakorlatban alkalmazható tudást is nyerjenek, illetve - a rendkívül költség-, idő- és szaktudásigényes feldolgozás ismételt elvégzésének elkerülésére - az egyszer már megszerzett ismereteket megőrizzék és minél szélesebb körben hozzáférhetővé tegyék. Ez jelenti a tudásmenedzsment alapgondolatát.

A KPMG Nyugat-Európában végzett 2003-as felmérése szerint a cégek 80 százaléka a tudást stratégiai eszköznek tekinti, ám 78 százalékuk ennek ellenére úgy gondolja, hogy komoly üzleti lehetőségeket szalaszt el a szervezeti tudás elégtelen kihasználása miatt. Becsléseik szerint a kiesés az éves forgalom 6 százalékát is elérheti.

A rendszerek bevezetésekor a nyugati cégek 83 százaléka nagyobb szinergiára, 74 százalékuk magasabb vevőérték előállítására, 70 százalék pedig jobb minőségre számít. A társaságok 67 százaléka kisebb költségeket, 63 százaléka gyorsabb innovációt, 26 százaléka a kockázatok csökkenését reméli.

A megvalósításkor két kulcsproblémával kell megbirkózni: képesnek kell lennünk tudást szerezni, másrészt tudnunk kell azt tárolni, szétosztani is. Bár a tudásmenedzsmentről sokaknak az informatika jut eszébe, annak szerepe inkább a második problémakör megoldásában jelentős, sikert ott is csak a megfelelő kommunikációs, megjelenítési megoldásokkal ötvözve érhet el.

A tudás megszerzésénél - legyen szó vásárlásról, vagy akár saját előállításról - az emberi tényező a legfontosabb. A dolgozók általában tartanak attól, hogy ismereteiket másoknak átadják, mivel attól félnek, hogy így feleslegessé válnak. Nem csoda, hogy a Korn/Ferry International egy nemrégiben készített felmérése szerint a cégekben összegyűjtött informá-ciók 90 százaléka az azt megszerző munkatársnál marad. Ezért a teljesítménymérési és ösztönzési rendszereket úgy kell átszabni, hogy azok a nyitottságot díjazzák. Ezzel együtt a szervezeti kultúra részévé kell tenni az ilyen belső szakértők elismerését, illetve a komoly erőfeszítésekkel kiépített tudásmenedzsment-rendszerek mindennapi alkalmazását is. Így elérhető, hogy a különféle képzések, kutatások ne csak az egyén tudását növeljék, és dolgozóink távozásukkor ne vigyék végleg magukkal a cég számára értékes ismereteiket is.

A tudásmenedzsment igazi kihívását az ismeretek rögzítése jelenti: gyakorlati tudást kell - többnyire elektronikus módon - tárolni úgy, hogy a legkülönfélébb előképzettségű kollégák is hasznosítani tudják azt. Mivel általános szakismeretű embereket mindig lehet találni a munkaerőpiacon, elsősorban a máshonnan meg nem szerezhető tapasztalati tudás megőrzésére kell koncentrálni. Ugyanakkor - különösen a pszichológiai tényezők miatt - korántsem biztos, hogy az egy adott cég kultúrájában sikeresen teljesítő megoldás más vállalatoknál is jó eredményre vezet.

Az eredmények - a nehézségek ellenére - a legtöbb helyen igen szépek. A cégek fele pénzügyi teljesítményében is egyértelmű javulást észlel, emellett 73 százalékuk minőségben, 68 a csapatmunkában, 64 a reagálási sebességben, 55 százalékuk pedig a döntéshozatalban lépett előbbre - saját megítélése szerint.

A cégek 53-53 százaléka hasznosítja tudásmenedzsment-rendszerét a szolgáltató, illetve a marketingrészlegében, 51 százalékuk hasznát látja a termelésben is. Az emberi erőforrás kezelésében és a kutatás-fejlesztésben 43-43, a stratégiaalkotásban 36 százalékuk alkalmazza a megoldást, míg 32, illetve 26 százalékuknál az elosztási csatornák irányításába és a beszerzésbe is bevonták a módszert.

Ma már - különféle becslések szerint - a cégek 70-90 százaléka használ valamilyen tudástárolási és elosztási rendszert, így a vizsgálatok szerint a tudásmenedzsment gyakorlata szemléletváltozás előtt áll. Míg az utóbbi években a belső tudás integrálása volt az elsődleges cél, a következő esztendőkben egyre nagyobb figyelmet kap majd a megosztott tudásrendszerek kialakítása, amelyekhez a vásárlók és a beszállítók is közvetlenül csatlakozhatnak.