A meteorológustól is tanulhatnak a kontrollerek

A legtöbb cégnél már gőzerővel folyik a jövő évi tervek készítése. Miközben ez a munka akár 2-4 hónapot is igénybe vehet, a terveket készítő szakemberek egyöntetűen úgy vélik: rengeteg a felesleges és párhuzamos munka, miközben sok lényeges pontra nem jut elég idő.

A tervezés talán a legnehezebb kontrollingfeladat. Nagyon sok egyeztetést és türelmet kíván, a végeredmény pedig döntő mértékben nem a készítőtől, hanem a partnerektől kapott információk minőségétől függ. A jó terv kulcsa a megfelelő előkészítés: a túlzottan elnagyolt előrejelzés nem segíti a vezetők munkáját, a végletekig aprólékos pedig óriási többletköltséget eredményez, miközben a pontosságon ez alig látszik meg.

Az egyensúlyt azonban nagyon nehéz megtalálni - hívja fel a figyelmet Endresz Frigyes, az IFUA Horváth & Partners Kft. vezető tanácsadója. Éppen ezért a hét végén megrendezett tervezési szakmai találkozón nem elméleti előadások hangoznak majd el, hanem a gyakorlati szakemberek egymástól tanulhatnak.

Az egyik előadó, Zsedényi Zsolt, az Allianz Hungária Biztosító Rt. informatikai területért felelős vezérigazgató-helyettese szerint az első lépésben tisztázni kell, milyen szervezeti szintre, milyen termékskálára kell bontani a tervet, s a megrendelőnek végül milyen információkra lesz szüksége. Fontos azt is figyelembe venni, hogy míg egyes területek tervezése önállóan folyik, a nagy projekteket különválasztva kell kezelni.

A különféle területeken átívelő nagy projekteknél az érintett területeknek nem önállóan, hanem közösen kell tervezniük. Így elkerülhető, hogy ugyanazon költségek többször is szerepeljenek, míg mások kimaradnak. Igen fontos, hogy ne csak a költségeket, hanem az erőforrásokat is tervezzük: sok informatikai projekt bukott már meg azon, hogy az érintett részleg a szükséges időben nem tudta rendelkezésre bocsátani a megfelelő szakembereket vagy nélkülözni az érintett termelési kapacitást.

Tipikus hiba, hogy a részlegek elfelejtenek tartalékokat beépíteni, vagy figyelmen kívül hagyják a piaci, iparági trendeket, így a tervet a való élet néhány hónap alatt keresztülhúzza. Ugyanígy fontos, hogy a más részlegeket kiszolgáló egységek saját terveiket a megrendelők lehetőségeihez és igényeihez alakítsák, vagyis ne azt tervezzék, amit szeretnének, hanem amire valóban szükség van.

Mindebben óriási segítséget jelenthet a megfelelő tervezési eszközök alkalmazása - húzza alá Endresz Frigyes. A legtöbb cégnél táblázatkezelő programokat alkalmaznak erre a célra, ám ezekben csak két dimenzióban készíthetünk kimutatásokat. Márpedig egy időben különféle időtávot, termékcsoportokat, költségnemeket és telephelyeket, esetleg vevőket és termelési mennyiségeket is ábrázolni kellene.

Így egy nagyobb, soktermékes és soktelephelyes cégnél előbb-utóbb áttekinthetetlen lesz a terv. Ezért a 4-5 milliárd forintos árbevételű vállalatok számára már mindenképp megérheti egy sokdimenziós vetületeket kezelni tudó tervezési alkalmazás megvásárlása. Egy közepes cégnél már 10 millió forintból jól működő rendszert lehet létrehozni, 20 millióból pedig "csodákat lehet tenni". Az ilyen beruházások haszna nem a munkaerő-megtakarításban jelentkezik - figyelmeztet a tanácsadó. Sokkal inkább a tervezési munka minősége javul, s a kontrollerek végre olyan kérdésekkel foglalkoznak, mint hogy bizonyos külső események miként befolyásolhatják az eredményeket, vagy hogy a kívánatos cél eléréséhez mit kellene megváltoztatni a társaság működésében. Éppen ezen a területen tanulhatunk a legtöbbet a meteorológiától. Aigner Szilárd, a European Weather Service meteorológusa szerint sok, eredetileg a légköri folyamatok modellezésére használt rendszer volna alkalmazható a piaci változások előrejelzéséhez is. Az összetett érzékenységvizsgálatok sokat segíthetnek a reális várakozások kialakításában, ám nem szabad megfeledkezni arról, hogy a társadalomtudomány modelljei a természettudományos rendszereknél sokkal kevésbé univerzálisak. Vagyis a megfelelő módszereket használva a tervezési munka lényege a modellek megfelelő paraméterezése, ehhez elsősorban nagyon jó piacismeret szükséges.

A meteorológus azt is kiemelte: miközben a korrekt időjárás-előrejelzéseknél mindig ott szerepel a bekövetkezési valószínűség is, az üzleti életben erről sokszor elfeledkeznek. Márpedig a döntéshozóknak fontos látniuk, hogy a tervekben nem a biztos jövőt látják maguk előtt, csak a legvalószínűbbnek tűnő esetet. Mindenképpen célszerű a valószínűségi eloszlást is bemutatni, mert az szemléletesen rámutathat a jövőben rejlő kis valószínűségű, de potenciálisan nagy kárt okozó veszélyekre is.