Az ördög a részletekben rejlik
A cafeteriaszabályzat megírása, a jogosultságok definiálása, a dolgozók lenyilatkoztatása, a keretösszegek beállítása, változtatása, a ki- és belépők nyomon követése és adminisztrációja, a juttatások összesítése és megrendelése, majd szétosztása és pénzügyi teljesítése, a különböző havi, illetve éves összesítők, statisztikák elkészítése azonban mind az adminisztrációval járó procedúrához tartozik. A Mercer Magyarország Béren kívüli juttatások – Cafeteria-rendszerek 2007 kutatási jelentéséből kiderült, sok cég erre a komplex adminisztrációs munkafolyamatra külön munkatársa(ka)t foglalkoztat. Az erőforrásigény ellenére a vállalatok mégis próbálják házon belül megoldani az adminisztrációt.
Az adminisztráció idő- és erőforrásigénye nagyban függ az adminisztrációt támogató eszköz lehetőségeitől. A cégek nagy része szoftveres megoldást alkalmaz a cafeteria adminisztrálására. A válaszadó 86 cégnél egyenlő arányban végzik az adminisztrációt Excel adatbázisok alapján, illetve táblázatkezelő program és valamilyen szoftveres megoldás kombinációjával. Utóbbi esetben egy olyan szoftveres megoldás áll a cégek rendelkezésére, amely csak bizonyos részfolyamatok elvégzésére képes, más funkciókat manuálisan, többnyire táblázatkezelő program segítségével végzik házon belül a HR-es munkatársak. A cafeteriaszoftver online hozzáférhetősége azonban még nem igazán elterjedt a magyar cégek körében, alapvetően az offline lehetőségek dominálnak. A rendszerek bevezetésénél és üzemeltetésénél mindig az egyik kulcstényező az adminisztráció erőforrásigénye. A választ adó vállalatok szinte kivétel nélkül úgy gondolják, hogy a cafeteria-adminisztráció jelentős terhet jelent. A felmérés igazolta, hogy a kedvezőtlen adóváltozások egyre inkább a fix keretösszegek terjedésének kedveznek. A megkérdezettek közel kétharmada egységes fix összegekben határozta meg az egy főre jutó büdzsét, amely egy teljesen igazságos rendszert tesz lehetővé. A cégek egynegyede dolgozói csoportonként különböző összegeket definiál, és csupán 17 százalékuknál határozzák meg a bruttó keretösszeget az alapbér egységes százalékában. A minden dolgozónak egységesen megállapított keretösszeg mértéke eltérően alakult a különböző részt vevő vállalatok körében: évi 90 ezertől egészen 520 ezer forintig terjed a dolgozók számára elkölthető cafeteria-keretösszeg. Az egységes keretösszeg mediánja 2007-ben 228 ezer forint a vizsgált vállalatoknál.
A Mercer elemzéséből kiderült, hogy az alapbér egységes százalékában meghatározott keretösszeg az éves bruttó alapbér 4,5 százalékától 12 százalékáig terjed a megkérdezett vállalatok körében. Egyes cégek a cafeteriaelemekre költhető keret alapját egy viszonylag alacsony fix értékben (16 ezer forinttól) határozzák meg, amelyet az alapbér egységesen meghatározott fix százalékával egészítenek ki munkavállalónként. Azok a cégek, amelyek dolgozói csoportonként differenciálnak, 60 ezer forinttól határozzák meg a juttatásokra költhető keretet. A különböző munkavállalói szegmensek keretének megállapítása eltérően alakul vállalatonként, mégis általános tendencia, hogy a megkérdezettek körében a felső határ az ominózus éves 400 ezres adómentes limithez kötődik. Csak néhány cég kínál ennél nagyobb összeget a menedzsment részére. 2007-ben a vállalatok döntő hányada növelni tudta a dolgozók cafeteriára költhető keretét, több mint egyharmaduk pedig az inflációt meghaladó mértékben növelte. Amennyiben az éves keretösszeg eléri az ominózus 400 000 forintot, elkerülhetetlen, hogy a munkavállalók magas szorzójú juttatásokat (is) válasszanak, így jelentős adó- és járulékterhek vonatkozhatnak a dolgozóra. A megkérdezett cégek álláspontja azonban többnyire az, hogy adóköteles tételeket egyáltalán nem építenek a cafeteriába, illetve nem teszik lehetővé a dolgozóknak az egyes juttatások adómentes határon felüli értékben történő választását (54 százalék). Másik sarkalatos pont a finanszírozást illetően a cafeteria-irányelvek meghatározásánál a viszonylag nagy értékben adómentesen igénybe vehető juttatások egyösszegű kifizetésének kérdése. Ez leginkább az üdülési csekket érinti, amely 2007-ben a minimálbérig adható adómentesen munkavállalónként, illetve közeli hozzátartozónként. Vagyis az üdülési csekk egyösszegű kifizetéséről – amennyiben a dolgozó havi keretösszege 65 500 forintnál kevesebb – a vállalatnak kell állást foglalnia.
A cégek 12,5 százaléka csak akkor teszi elérhetővé az ilyen juttatási elemeket, amikor a dolgozó már jogosult erre az összegre, vagyis egy-egy munkavállalónak hónapokon át kell „gyűjtenie” az adott juttatásra. Ugyanennyi vállalat időarányos részben nyújtja a nagy értékű juttatásokat, vagyis akár havonta is elérhető pl. az üdülési csekk értékének egy hónapra leosztott része – a teljes adómentes határ így hónapok múltán lesz elérhető. Valamivel több mint 27 százaléka korlátozás nélkül elérhetővé teszi ezeket a juttatásokat – a dolgozónak így nem kell várnia, amíg összegyűlik cafeteriaszámláján az az összeg, amit igényelt. Ebben az esetben nyilvánvalóan a cafeteriaszabályzat határozza meg, hogy az előre megfinanszírozott juttatások esetén mi lesz a mérvadó évközi kilépés esetén. A cégek nagy része azonban ennél óvatosabb, náluk az év meghatározott szakában válik elérhetővé a juttatás, vagyis kivárják, amíg a dolgozó számláján némi összeg rendelkezésre áll, a fennmaradó részt pedig akár előre megfinanszírozva, negyedévben vagy fél évben vehető igénybe a juttatás. KI
