A hatékony iroda és az emberközpontú munkaterület együttes kialakítását legkönnyebben az ingatlanfejlesztés tervezési fázisában lehet megteremteni. Ma már általánosan alkalmazott megoldás a „desk sharing”, a többek által közösen használt munkaasztal, a „hosteling”,vagyis az alkalmi irodahely, vagy akár a „teleworking”; az otthonról, vagy egyéb külső helyről végzett távmunka, illetve az iroda egyterűsítése.
Ezekkel egyszerűen csökkenthető a bérelt terület nagysága és az iroda-használati költségek. Az ingatlanmenedzserek azonban gyakran elfelejtkeznek ezeknek a megoldásoknak a munkakörnyezetet sújtó következményeiről: zsúfolt terek, az egyéniséget teljesen nélkülöző nyílt terű irodák – ezek negatív hatása a munkatársakra gyakran többet elvesz a termelékenységből és az eredményből, mint a lehetséges megtakarítás hatása.
„Az új kor irodistáitól egyre inkább elvárás a kreatív, egyéni és elkötelezett munkavégzés. Egy lélektelen irodagép közege az alkotás ihletét pillanatok alatt le tudja rombolni,” – mondta Hajnal István, a Biggeorge’s - NV., a Bécsi Corner irodaház fejlesztőjének vezérigazgatója.
Az előretekintő fejlesztő már az iroda külső és belső formáinak és tereinek tervezésekor, a felhasznált anyagok és színek meghatározásakor ezt a kettős szemléletet érvényesíti. Az irodakoncepció megalkotásánál elvárás hogy az alaprajz alkalmas legyen változatos, „emberközpontú” felhasználásra. Az épület elrendezésében előnyös lehet belső kert és teraszok kialakítása, mert ezek gyors és hatékony kikapcsolódást biztosíthatnak a dolgozóknak. Az irodaházak tervezésekor kisebb hangsúlyt kap a kilátás, pedig egy tágas, változatos panoráma nagyon fontos a dolgozók jó közérzetének megteremtéséhez, inspirálólag hat és ezzel jelentősen javítja a hatékony munkavégzést.
A közösségi terek, előcsarnokok, teraszok, kertek kialakítása kifejezetten előnyös, mivel az ott dolgozóknak lehetősége nyílik beszélgetésekre, napközbeni pihenésre vagy akár üzleti, szakmai találkozások lebonyolítására. A belső tereknél fontos a nagy belmagasság, ami növeli a térérzetet. Az álmennyezet és álpadló felhasználása rugalmas irodaelrendezést, a falak szabad mozgatását teszi lehetővé, de ezek kialakítása nem mehet a hasznos belmagasság rovására. A dolgozók számára a munkaállomások megítélésekor fontos a természetes megvilágítás.
A minél több jól megvilágított munkaállomás lehetőségét csak a tervezési fázisban lehet megteremteni, ezért az emberközpontú iroda tervezésekor ez kiemelt figyelmet érdemel. Az irodai tereknél, az ún. tájszerű belső elrendezéssel, pihenőszigetek kialakításával, a projekt-terek és az egyéni terek kombinálásával lazítani lehet a sűrű ültetési elrendezésen. Az egyterű irodákban térképző bútorokkal lehet úgy kialakítani a munkatereket, hogy a dolgozók csoportjai zavartalanul, egymástól elválasztva dolgozhassanak, de az egyterűségből adódó helytakarékosság is megvalósuljon.
