Egyre több hazai vállalat ismeri fel, hogy kiszámíthatóságot és bizonyos esetekben kézzelfogható hasznot hoz a külföldön már elterjedt "car policy", vagyis cégautó használatot szabályozó kézikönyv.
Milyen tisztázandó kérdésekkel találkozhat egy vállalat, amikor felmerül a cégautó szabályzatra vonatkozó igény? Például baleset esetén a munkáltató vagy a munkavállaló fizeti a CASCO önrészt? Esetleg osztoznak ezen a költségen? Melyik felet terhelik a parkolási vagy közlekedési bírságok költségei, és mi módon kell azokat megfizetni? De felmerülhetnek kérdések a gépkocsi használatával kapcsolatban is olyan esetekben, melyek egy vállalat életében mindennaposak, a gépjárműflotta megrendelésekor azonban nem feltétlenül gondolunk rájuk.
Az évek során sok ehhez hasonló szituáció kerül elő és felmerül az igény, hogy mindezt hasznos lenne egy letisztult szabályzatban összefoglalni. Pesti Tímea, a LeasePlan Hungária Zrt. kereskedelmi igazgatója elmondta: "nem törvényi előírás, de annál fontosabb vállalati érdek, hogy a költségek egyik legnagyobb hányadát képező cégautó használat minél több kockázatra kitérve, mindkét fél előnyére, előre le legyen szabályozva."
A cég tapasztalatai szerint leggyakrabban a nemzetközi cégek rendelkeznek az anyavállalat által definiált cégautó szabályokkal. Fontos, hogy egy megfelelő cégautó szabályzat konkrét irányelveket fektessen le a jármű használatából adódó költségkockázatok munkáltató és munkavállaló közti megosztásáról. Ha ezen irányelvek minden gépjárművezető számára írásban hozzáférhetőek, akkor elkerülhető, hogy a napi használat során vitás helyzet merüljön fel. Ezen kívül jó, ha mindenki számára világos, hogy meg van-e kötve a használó keze az autóválasztásnál a modellt, a listaárat, a havidíjat, az üzemanyag típusát vagy esetleg a CO2 kibocsátást tekintve.
