Alapos előkészítés szükséges az irodaváltás előtt
A fúziók és felvásárlások korában kettőzött figyelmet kell szentelnie a cégeknek bérleményeikre. Bármit tesznek is - költöznek vagy maradnak egy kisebb területen -, fontos, hogy meghatározzák, átnézzék, valójában milyen funkcióra kell az iroda. Követhetjük az autóvásárlók szokásait, akiket manapság szinte mindennel kiszolgálnak a márkakereskedők. Internetes honlapjaikon - vagy a szalonban - összeállíthatjuk a kívánt járgányt méret, motor, szín, ár stb. szerint. Az irodáknál is meghatározhatjuk, hogy milyen alapszolgáltatásokra tartunk igényt: fontos-e, hogy közel legyen a metró, legyen-e önálló szintünk a házban és megszervezzék-e az alkalmazottak étkezését.
Érdemes párhuzamosan tárgyalni több irodaház üzemeltetőjével vagy a megbízott bérbeadóval. Egyéni piackutatást is lehet végezni, ebben az üzleti partnereinktől szerzett információkon kívül sokat segít az internet. Nem árt továbbá, ha a bérletről döntő vezető mellett van egy ingatlanos szakember, esetleg külső tanácsadó cég. Utóbbi területben egyre többen látnak üzletet manapság. Eltérőek a díjak például, ha komplex csomagot vesz meg az ügyfél (piackutatás, tervezés, kiválasztás, tárgyalás, képviselet), vagy csak egyetlen szolgáltatást. Általában fix öszszeggel dolgoznak, négyzetméterre vetítve.
Nem biztos, hogy mindig a legolcsóbb megoldás a legjobb. Előfordulhat, hogy ugyanannyi embert eltérő méretű irodaterületen lehet elhelyezni attól függően, hogy éppen melyik irodaházról van szó a kiszemeltek közül. Lehet, hogy megéri a kissé olcsóbb, de nagyobb, mint az ex-
kluzív helyen lévő, de aprócska iroda. Feltétlenül be kell építeni a szerződésbe a növekedési-csökkenési opciót. A hosszabbítási lehetőség a bérbeadónak is jó és nekünk is kényelmes, mert tervezhetővé teszi a működést. A szerződés idő előtti fölbontásának ugyan van hátránya, de ha előre rögzítjük az ezzel kapcsolatos feltételeket, nem járunk roszszul. Itt sokszor előfordul, hogy egyfajta pluszátalánydíj fejében járulnak hozzá a bérbeadók ehhez a passzushoz.
Igen érzékeny terület az üzemeltetési díj, és meglepődhet a cégvezető, ha erre nem figyel oda, és a végén sokallja a számlát. Ezt a költséget két részre lehet osztani: a bérlő által ellenőrizhető és a tőle független részre. Ha például országosan emelkedik a gáz ára, azt továbbháríthatja az üzemeltető a bérlőre. Ellenőrizhető és féken tartható ugyanakkor sok kiegészítő szolgáltatás díja, mint például a portaszolgálat, a biztonsági őrök bére, a garázshasználat vagy a géphasználat a takarításkor.
Nincs kialakult forma arra, hogy mi számít alaprésznek. Egyes irodaházak bérleti díjában benne van a teljes fűtés, az áramszolgáltatás és még a portaszolgálat is, de nem ritka az olyan ház, ahol a fűtés-hűtés esetén csak az alapdíjat építik bele a szerződésbe, és a nyári hőség idején szükséges pluszhűtést megfizettetik a bérlővel. A közös területek is kiemelt figyelmet érdemelnek. Az előtér, a WC vagy a folyosók hihetetlen drágák és sokszor kivédhetetlenül nagyok. A korszerű irodaházakban 3-5 százaléka a beépített összterületnek, de vannak 10-15 százalékos arányok is, és ez főleg a kisebb és közepes cégeket sújtja, hiszen ezek - költségtakarékosságra törekedve - a régebbi, rosszabbul megtervezett irodaházakat választják.
Előfordul, hogy egy cégnek egy gyors döntés miatt 1-2 hétre, esetleg 1-2 hónapra kell egy irodaterület. Ekkor nem érdemes és nem is nagyon lehet külön szerződést kötni egy bérirodaház üzemeltetőjével, hiszen az az ennél hosszabb távú bérlőket szereti és ezért magasabb árat fog ajánlani az átlagosnál. A szállodák vagy üzletházak business centerei nem jönnek szóba, mert azok jóval drágábbak, mint a hagyományos irodaházak. Ebben az esetben jöhetnek az úgynevezett kész irodák, ahol ugyan drágább a bérleti díj az azonos kategóriájúaknál, de azonnal rendelkezésre állnak. Kérésre asszisztenciát, laptopot és tolmácsot is biztosítanak a tárgyalásokhoz vagy az egyéni munkához. Közepes cég életében is lehet olyan esemény, ami miatt rászorul erre a lehetőségre.
