Beszerzés krízis idején

Sokan gondolják azt, hogy válság idején a beszerzés az a pallos, amely a stratégiai döntéshozók takarékossági programjait „vakon” megvalósítja, minimálisra csökkenti a szervezet működési költségeit, kötelezettségvállalásait, rendelésállományát. Miután ezt megtette, nincs is más dolga, mint várni a nehéz idők elmúltát, és a beszerzési megszorítások felszabadításával újból szerződni. Ádám László, az SAP Hungary Kft. beszerzési vezetője szerint azonban ennél többet jelent és többet is tehet recesszió idején a beszerzés.

A jó beszerzőnek gondolnia kell a jövőre, tevékenységének cégre gyakorolt hatásaira is – mondta. Át kell látnia – és ha szükséges, a legfelsőbb vezetői szinten is rá kell mutatnia –, hogy a beszerzés költségtakarékossági programokba történő késői bevonása kockázatos. Hiszen megfelelő alapadatok hiányában a stratégiai tervezés ad hoc jelleget ölt, vagy olyan mértékű működési zavart okoz, amelynek indirekt negatív hatása nagyobb, mint a potenciális megtakarítás. A sikeres megtakarítási programok esetében az üzleti döntéshozók már a célkitűzések megfogalmazásába, a megtakarítási potenciálok felmérésébe, tehát már a tervezésbe aktívan bevonják a beszerzési szervezetet, biztosítva a célkitűzések megvalósíthatóságát és kontrollját.

Krízis idején persze jól jön a beszerző legjobb barátja, a megfelelő informatikai infrastruktúra, amely nemcsak az azonnal átlátható teljes rendelési, kötelezettségvállalási vagy szerződéses állományt, hanem a megtakarítási tervekhez nélkülözhetetlen beszerzési portfóliók alapinformációit is biztosítja – mondta a szakember. Szólt arról is, hogy a beszerzés ma már a legtöbb nagyvállalatnál a stratégiai partner szerepét tölti be, s nem csupán kiszolgáló funkciója van, és ez az értékteremtő szerepkör a gazdasági válság idején talán még jobban felértékelődik. A csökkenő keresleti piacon a vevők vásárlóereje nő, így a beszerzők további kedvezményeket, vagy azonos ár mellett emelt szolgáltatási szintet érhetnek el szállítói partnereiknél. Ritkábban, de természetesen fordított jelenség is megfigyelhető: az instabil pénzügyi környezet hatására a finanszírozási szolgáltatások költsége emelkedhet a beárazott kockázatok miatt – például autóflotta finanszírozása –, ezekben az esetekben a tervezett outsourcingot célszerű elhalasztani egy tervezhetőbb időszakra.

Az esetleges költségstopot gyors végrehajtásnak, ugyanakkor átgondoltságnak és erőteljes kommunikációnak kell jellemeznie – mondta Ádám László –, beszerzési és üzleti részről egyaránt. Ha csak a számokra koncentrálnak, akkor a kölcsönzött erőforrás lefaragásával vagy tervezetlen kiszervezéssel más szervezeti egységek terhelését fokozzák, s ez átmenetileg a céges folyamatok lassulását eredményezheti, vagy éppen a vállalati stressz-szintet növeli. Meglátása szerint a beszerző – hasonlóan a kommunikációs és értékesítő csapathoz – közvetlenül hozzájárul a felelős vállalati arculat kialakításához. Beszállítói kapcsolataik, tárgyalási és kiválasztási folyamataik minőségével bel- és külföldön egyaránt nyomot hagynak partnereikben, beszállítói piacaikon.

A sikeres költségtakarékossági programok hozzájárulnak egy nagyvállalat időszakos tőzsdei megítéléséhez, vagy kis- és közepes cégek esetében a nyereségesség növekedéséhez. Egy sikeresen átalakított, hatékony beszerzési működés jobban integrálódik a vállalat értékláncába, kedvezőbb beszerzési feltételeket biztosít, s csökkenti a vállalatok összesített nettó működési vagy beszerzési költségét – mondta.