Az ügyintézés sokszor telefonon, személyesen történik, még az olyan munkahelyeken is, ahol a folyamatok legnagyobb része számítógépeken zajlik. Minél nagyobb létszámú egy szervezet, annál bonyolultabb és annál kevésbé hatékony a problémakezelés az ilyen informális módszerekkel – összegezhető annak a reprezentatív irodai kutatásnak a tanulsága, amelyet a TOPdesk Magyarország megbízásából végzett az Opinio Institute Kft.
Fotó: Shutterstock
Nem meglepő, hogy a válaszadók 75 százaléka elégedetlen a céges belső ügyintézéssel, a legbosszantóbb tényezőnek azt tartják, hogy túl lassan kapnak választ a kérdéseikre. Majdnem minden második munkavállaló mindennapjait a nem kielégítő információszolgáltatás nehezíti meg.
Összességében
a dolgozók 80 százaléka frusztrált az irodai adminisztráció miatt,
például amikor nyomozni kell azután, hogy vajon ki tudja engedélyezni a hozzáférést a közös nyomtatóhoz, és kitől kell szívességet kérni, hogy minden új szoftver telepítve legyen. A magyarok négyötöde határozottan elégedetlen a mindennapi munkahelyi adminisztrációval, a papírmunkával és az egyéb belső folyamatok kezelésével.
A legfőbb ludas a nyomtató
Az informatikai eszközök közül a nyomtatókkal gyűlik meg a legtöbb irodai dolgozó baja: több mint harmaduk tette a problémás IT-eszközök és szolgáltatások között az első helyre azt. A második és harmadik helyen az új programok telepítése és a levelezőrendszerrel kapcsolatos fennakadások végeztek a legbosszantóbb hibák rangsorában.
A kérdőív kitöltőinek kevesebb mint negyede képes higgadt maradni, amikor a felsorolt problémák valamelyikébe ütközik – derült ki.
A legtöbben csendben bosszankodnak vagy káromkodással vezetik le a frusztrációjukat.
A frusztrált dolgozók tizede viszont kimegy pár percre a szabad levegőre, esetleg elszív egy cigarettát, 5 százalékuk viszont csapkodni szokott dühében.
Az irodában dolgozók 70 százaléka fordul közvetlenül informatikai szakemberhez vagy rendszergazdához, amikor számítógépes vagy más technológiai problémával találkozik, de csupán 40 százalékuk tapasztalja, hogy 24 órán belül megnyugtató választ kap.
Fotó: Shutterstock
Meglepő, hogy a belső folyamatok kezelésére a digitális megoldások mellett
még ma is teljesen megszokott a papíralapú vagy akár a személyes ügyintézés.
A válaszadók negyede személyesen intézi az illetékesnél a céges helyiségek és eszközök, például tárgyalótermek, kivetítők, gépkocsik foglalását, az új munkavállalókat pedig az esetek több mint 25 százalékában várja papíralapú információs csomag.
Cégek százainál munkavállalók tízezrei nap mint nap találkoznak ilyen tipikus problémákkal
– mondta Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform értékesítési menedzsere.
A szakértő tapasztalatai szerint sok cégvezető nincs tisztában azzal, hogy már egy egyszerű szolgáltatásmenedzsment-rendszer bevezetésével is nagymértékben racionalizálhatók a belső folyamatok. A magyar irodai dolgozók alig több mint 10 százaléka használ valamilyen digitális feladat- vagy szolgáltatáskezelő rendszert, noha azok révén nemcsak az IT-támogatás hatékonyabb, de a dolgozók elégedettsége is nőne.
