Amikor e-mailt írunk, vagy az internetet böngésszük, úgy érezhetjük, tevékenységünk titokban marad. Sokan egészségügyi internetes oldalakra látogatnak el az orvos helyett, s magánügyeiket inkább e-mailen keresztül és nem a főnök szeme láttára tárgyalják meg kollégáikkal.

Ha valaki irodában dolgozik, el kell fogadnia a megfigyelés tényét, amely a legintenzívebben a pénzügyi területeken - a bankokban, biztosítóknál, ingatlanirodákban - jelentkezik. Végtére is munkaidőben vagyunk, a cég eszközeit használjuk, még a magánjellegű e-mailek küldésekor is a vállalat tulajdonát képező technikai felszerelést vesszük igénybe.

Ebben a kiszolgáltatott helyzetben a bírósághoz nem fordulhatunk. A törvény teljes mértékben a munkáltató oldalán áll. Az üzleti vállalkozásoknak törvényes okuk van az online megfigyelésekre, mivel így tudják vizsgálni a szexuális zaklatás lehetőségét, megvédik magukat az esetleges gyanúsítgatásokkal szemben, óvják szellemi tulajdonukat, és közben bizonyosságot szereznek arról, hogy az internet munkaidőben történő használata nem megy-e a hatékonyság rovására. Tehát vannak a munkáltatóknál olyan emberek, akik hozzáférhetnek e-mailjeink tartalmához, és figyelhetik, mire használjuk az internetet. Csak tőlünk függ, megbízunk-e jó szándékukban.

A vállalatokkal szemben általában nem igény az internet-, illetve e-mail használat szabályainak hivatalos megfogalmazása, illetve nem kötelező tudatniuk alkalmazottaikkal a megfigyelés tényét. Ettől függetlenül minderről érdeklődhetünk a humánerőforrás-menedzserektől. Megkérdezhetjük, van-e hivatalos eljárási mód ezekben az esetekben. Ha igen, kérjünk róla dokumentumot, és olvassuk el. Azt is fontos megtudni, milyen típusú információkat keres a munkáltató. Véletlenül olvassa-e el az e-maileket, vagy bizonyos tartalmat, nyelvezetet kíván kiszűrni?

Az amerikai menedzsmentszervezet felmérése alapján a vállalatok a szexuális töltésű és trágár szövegeket keresik. A munkahelyen belüli jó kapcsolatok ápolásának egyik lehetősége egy jó vicc továbbküldése kollégáinknak. De vigyázzunk a pikáns tartalomra, amely e-mailezési szokásaink megfigyelését válthatja ki, valamint érdeklődést kelt a munkáltató tulajdonát képező eszközök rendeltetésszerű használata iránt.

A megfigyelések büntetésekhez és elbocsátásokhoz vezethetnek. Ha olyan e-mailt kapunk, amely a vállalat politikáját sérti, ne válaszoljunk rá, soha nem tudhatjuk, ki olvassa el utolsóként levelünket. Ahelyett, hogy visszaírnánk és megrónánk a küldőt, beszéljünk az illetővel telefonon, lehetőleg saját telefonról. Ha a helyzet nem javul, beszéljünk feletteseinkkel. Bizalmas közléseinket ugyancsak saját telefonról bonyolítsuk le.

Ma már számos szoftvercég ajánl a munkaadóknak olyan programot, amely minden egyes leütést rögzít, még abban az esetben is, amikor nem a vállalat e-mail rendszerét, hanem saját levelezési programunkat használjuk. Emellett a szoftver segítségével jelszavaink is könnyedén megfejthetők. A technológia még szélesebb körben való elterjedését alkalmazásának megtérülése garantálhatja.

Néhány új program úgy segít a munkáltatóknak az információk megszerzésében, hogy közben az alkalmazottak nem kerülnek kiszolgáltatott helyzetbe. Egy internetfigyelő szoftver csak akkor alkalmazható, ha a munkáltató rögzíti, munkaidőben mely oldalakat, mennyi ideig látogathatnak a dolgozók, és melyeket nem. Csak ezek után lehet vizsgálni, valamint szankcionálni az internethasználatot. A legújabb e-mail nyomozó rendszer pedig a teljes szöveg felfedése nélkül vizsgálná az elektronikus leveleket.

Tudnunk kell, nincs jogunk a magánéletre a vállalati informatikai rendszer igénybevételekor. Viszont megfontolt használattal, személyes információink számának limitálásával biztosíthatjuk, hogy a megfigyelés magánügyeinket csak felületesen érintse.