FM-informatika kicsiknek is
Az informatika egész életünket átszövi, legtöbb teendőnket már egyáltalán nem tudjuk számítógépek használata nélkül elintézni. Arról vitázni, hogy ez jó vagy sem, lehet, de nem érdemes. A létesítménygazdálkodás területén az ilyen függőség - mondhatjuk, sajnos - nálunk még viszonylag alacsony, pedig az előnyök egyértelműek - fejtette ki Czerny József, a Golder Associates vezető tanácsadója, aki a Graphisoft felkérésére elemezte a jelenlegi helyzetet.
Az elismert szakértő emlékeztetett: a leggyakoribb kérdés, hogy milyen és mekkora szervezetnek van szüksége létesítménygazdálkodásra. Ez a kérdés arra hasonlít, mintha valaki azt kérdezné: mekkora az a legkisebb lakás, ahol még takarítani, fűteni és szellőztetni kell? A létesítménygazdálkodás célja egy főtevékenység működésének lehetővé tétele, valamennyi szükséges szolgáltatással való optimális ellátása. Ahogy egy lakásnál sem gondolkozunk azon, kell-e takarítani, úgy egy szervezet számára sem lehet kétséges, kell-e a nem közvetlenül termelő, belső szolgáltatásokkal törődni - érvelt.
Nagyon hasonló a helyzet az informatika alkalmazásával. Egy kisebb szervezetnek ugyanúgy szüksége lehet bizonyos informatikai eszközökre (hardver és szoftver), mint a legnagyobbnak, a problémák is hasonlók, ám a méret miatt már eltérő meggondolásokat igényelhetnek. Ezek vezettek a létesítménygazdálkodás területén a számítógéppel támogatott rendszerek (CAFM) kifejlődéséhez. Ezek általában két alapvető támogató funkciót kínálnak, természetesen sok más mellett: a terület- és a karbantartás-menedzsmentet (CMMS).
A megfelelő szoftver kiválasztásánál fontos szempont lehet e két alapvető funkció megléte és integráltsága - fűzte hozzá a szakértő. Igen nagy szerepet játszik a legtöbb esetben az e két funkcionalitásra felépülő, úgynevezett HelpDesk, amely azt a célt szolgálja, hogy egy szolgáltató a számítógépes rendszeren keresztül tartsa a kapcsolatot ügyfeleivel. Megfelelő használattal ez lehet a létesítménygazdálkodási részleg vagy egy külső szolgáltató "szeme és füle".
Első körben tipikusan az épületek, berendezések és területek leltárazása lehet a fő cél, majd ezen információk alapján a területhasználat felülvizsgálata; a hasznosítás, bérbeadás és értékesítés. A következő lépés, esetleg már részletes karbantartási adatok birtokában az épületek üzemeltetésének, az energiagazdálkodásnak az átgondolása, optimalizálása. Ne felejtsük, az épület maga is szolgáltatás, azaz nem öncél, csak eszköz. Mindez persze elvileg elérhető mindenfajta számítógépes támogatás nélkül is, de adott méret fölött ez általában már nagyon nehézkes. A modern rendszerek szinte kivétel nélkül integrálhatók a legtöbb mobil eszközzel, kézi számítógépekkel, egyes mobiltelefonokkal, amely az adatok felhasználását és karbantartását nagy- mértékben segítheti.
Fontos szempont a pénzügyi adatok kezelése, egy vállalat felső vezetését a technikai részadatok kevéssé érdeklik, a költségekre és a kiadott pénz ellenértékére annál inkább kíváncsiak, azaz a leszállított szolgáltatásokra és az azzal való elégedettségre. Ezért fontos az integráció már a kezdetektől a meglevő pénzügyi rendszerekkel, elsősorban a kontrollinggal.
Ha van elég adatunk és boldogulunk is már a rendszerrel, nagy lépést tettünk előre. Felülvizsgálhatjuk a meglevő szolgáltatási szerződéseinket, vagy ha még nem tettük, komolyan mérlegelhetjük az önellátás és az outsourcing alternatíváját. Vannak már megbízható adataink, képesek lehetünk valóban ellenőrizni szállítóinkat, pontosan megfogalmazni igényeinket, s ez nekünk mindenképpen jó lesz és hosszú távon szállítóinknak is, bár lehet, hogy eleinte nem így látják majd.
Milyen buktatók vannak? - teszi fel a kérdést a szakértő. A legfontosabb tény, amelyet hajlamosak elfelejteni, hogy a programrendszerrel emberek fognak dolgozni. Meglepő, de ez ritkán szempont. Kevés az, hogy a szoftver logikus felépítésű, könnyen kezelhető, a teljes funkcionalitásra talán csak egy-két munkatársnak van szüksége. A többieknek egy szűk részt kell csak használniuk munkájuk során.
