A napi gyakorlat azt mutatja, hogy a megkérdezett cégvezetők körében a saját tulajdonú iroda, illetve telephely a legnépszerűbb megoldás (53 százalék), a vállalkozások különböző életciklusától és tulajdonságaitól függően ez mégsem mindig egyértelmű. Az adatokból az is kitűnik, hogy bár minden cég szeretne irodát, jelenleg a mintában szereplő öt vállalkozás közül egynek jellemzően nincsen irodája.
A felmérés sajátos irodaválasztási szokásokra is fényt derített: a válaszadók többsége – 90-96 százaléka – amikor irodát választ, csak a négyzetméterárat, valamint a fizetendő költséget veszi figyelembe, ugyanakkor nem számol olyan költségelemekkel, mint a beköltözés, az átalakítás, a karbantartás vagy a szerződés esetleges felmondásának a díja. Mint kiderült, mindössze a megkérdezettek 14 százaléka számol az irodabérlet teljes költségével.
Az instant iroda, mint megoldás gyakran éppen a hibás költségszámítás miatt tűnik a lehetőségek között drágábbnak; a havidíj a bentlakás teljes költségét tartalmazza, nem csak bizonyos költségelemeket. Például a tárgyaló legfőbb problémája, hogy bérlése egy szokásos irodabérleti konstrukcióban növeli a négyzetméter számot és ennek megfelelően a bérleti díjat. A kihasználatlan tárgyaló négyzetméterára így nagyrészt felesleges kiadás.
Az instant, más nevén szolgáltatott iroda ismertségének felmérésekor kiderült, hogy a magyar irodapiacon újszerű megoldást a válaszadók csaknem fele (45 százaléka) ismeri. A rugalmas méretet a megkérdezettek több mint 50 százaléka, az árban foglalt titkársági szolgáltatásokat 55 százaléka, az azonnali beköltözhetőséget és a magas színvonalú bútorozottságot 65 százaléka, a rugalmas bérleti időt valamint a magas presztízsű, „A” kategóriás irodaházban való elhelyezkedést 71 százaléka ítélte fontosnak, illetve kiemelkedően előnyös tulajdonságnak. A válaszadók 70 százaléka, ha ismét irodát kellene választania, mérlegelné ezt a lehetőséget is, 20 százalék pedig az adott szituációban döntene - derül ki a FirstClients és a Prime Time Marketing Kft. felméréséből.
Fehér Attila, az úgynevezett instant és virtuális irodákat bérbeadó dán FirstClients magyarországi ügyvezetője szerint a túlkínálat és a csökkenő bérlői aktivitás ellenére a magyar irodapiacon azok a vállalkozások tudtak növekedni, amelyek képesek voltak innovatív megoldásokat kifejleszteni. Az instant irodák bérbeadói nem négyzetméterárakkal dolgoznak, a bérleti díj tartalmazza a teljes használat költségét, így a közös helyiségek használatának díját is.
A FirstClients ügyvezetője kiemelte: induló vállalkozások számára különösen fontos, hogy nem kell külön infrastruktúrára költeni, és azoknak a vállalkozásoknak is alternatívát jelent az instant iroda, amelyek csak egy-egy projekt erejéig állnak össze és rövidtávra szeretnének irodát bérelni. Nemzetközi nagyvállalatok - amelyek egyébként megtehetnék, hogy kibéreljék egy irodaház egész szintjét - is bérelnek instant irodát, ha magyarországi létszámuk nem indokol nagyobb területet. A virtuális iroda lényege, hogy levelezési címet és telefonos szolgáltatást nyújt, így azok a vállalkozások használják, amelyeknek fontos, hogy jól hangzó, magas presztízsű üzleti címre legyenek bejelentve.
A Budapest Research Forum korábban közölt elemzése szerint idén az első negyedévben csaknem kilencvenkétezer négyzetméter "A"-kategóriás irodaterületet adtak át a fejlesztők, ezek átlagos kihasználatlansága kilencven százalék volt. A saját tulajdonban álló "A" és "B" kategóriájú bériroda állomány összesen 2 529 591 négyzetméter volt.
Amit a felmérésről tudni kell
Az irodapiaci kutatás online és telefonos megkérdezéssel zajlott, 100 pest megyei cég bevonásával. A mintában 78 magyar, 11 külföldi és 11 vegyes tulajdonú vállalkozás szerepelt, cégméret tekintetében pedig 11 egyéni vállalkozó, 45 2-9 fő közötti mikro-vállalkozás, 18 10-19 főt, 13 20-49 főt és 4 50-249 alkalmazottat foglalkoztató cég és 2 250 főnél nagyobb vállalkozás vett részt. A válaszadók a kérdőív kitöltésével három témakörben nyújtottak információt: jelenlegi irodabérlési helyzetükre vonatkozó válaszaik hiteles képet adnak az aktuális irodapiaci helyzetről; megismertük irodabérlési preferenciáikat; végül pedig rámutatnak az instant iroda ismertségére és megítélésére.
Instant iroda: ne rendezd át, használd!
Az instant iroda fogalma egyre ismertebb Magyarországon. A szolgáltatást a legkülönbözőbb méretű vállalkozások veszik rendszeresen igénybe. Virtuális iroda esetén a bérbeadó komplex szolgáltatást nyújt, amely tartalmazza a berendezett és informatikailag felszerelt helyiségeket, a titkárságot, akár a titkárnőt is.
Több okból dönthetnek cégek a virtuális iroda mellett, így szempont lehet a kis cégméret, de az is, hogy csak egy-egy projektre jönnek létre, és ennek kapcsán néhány hónapra kibérelnek egy úgynevezett instant irodát. Ezek előnye elsősorban az, hogy a vállalkozás gyorsan beköltözhet, azonnal dolgozhat, és nem kell a piacon megszokott egy-két éves szerződést megkötniük: ha végeztek, mehetnek is, persze minden szolgáltatást külön-külön meg kell fizetniük.
Az elmúlt időszak egyik legismertebb instant irodáit az 1880-as években épült Andrássy Palota Budapest egyik jellegzetes városrészében, az Andrássy út 62. szám alatt hirdették meg. Az irodaház patinás jellege egyedivé teszi, a kínált bérleti lehetőséget, így reprezentációs célokra is ajánlott.
