Az elektronikus számlázás elterjedésének alapvető feltétele, hogy a papír alapú számlák mellett az elektronikus számlák befogadása egyre nagyobb teret nyerjen. Annak ellenére, hogy a számviteli törvény kimondja, hogy az elektronikus számla egyenértékű a papír alapúval, a könyvelők nagyobb része még alig-alig találkozott vele. Amennyiben a könyvelő nincs teljesen tisztában az elektronikus számlázás könyvelési folyamatával, addig ellehetetlenítheti – különös tekintettel a KKV-k esetében – annak bevezetését is, pedig a vélt félelmek ellenére saját munkáját is könnyíthetné vele.
„Az elektronikus számla egyszerre jelent megoldást mind a nagyvállalati, mind a közép, mind pedig a kisvállalatok számára, hiszen platform független megoldásként bármilyen rendszerbe beépíthető vagy akár egy egyszerű internet kapcsolaton keresztül is elérhető” – mondja Szőnyi György, a megoldást kifejlesztő Számlaközpont Kft. ügyvezetője. A megoldás platform-független, minden számlázó-programmal alkalmazható.
A platform független megoldás előnye, hogy az bármilyen meglévő rendszerbe könnyen beilleszthető és a számla befogadónak és a kibocsátónak egyaránt lehetősége van a saját könyvelő programja szerinti file struktúrát letölteni – ezáltal a számlák kézi feldolgozása teljes mértékben kiküszöbölhető.
Az elektronikus számlázást választó ügyfelek számára a szolgáltató ingyenes tárhelyet biztosít, ahol a számlákat a törvényi előírásoknak megfelelően archiválják nyolc évig, mi több az elektronikusan kibocsátott számlák bármikor letölthetők – személyes ID megadásával –egyéb kiegészítő funkciók mellett, mint például a számla leválogatás, exportálás, újraküldés vagy a kiegyenlítés kezelés.
A számlákat a befogadó egy e-mail formájában kapja meg. Ez a levél tartalmaz egy kódolt linket, erre kattintva a fogadó letöltheti számláját. Ezen túl a megadott jelszópárossal (ami természetesen módosítható) az adminisztrációs felületre bejelentkezve bármikor letölthetők a bizonylatok, 8 évre visszamenőleg.
Az elektronikus számlázásnak rengeteg előnye van, és ezek közül a költséghatékonyság csak az egyik szempont. Az olcsóbb „üzemeltetés” egyértelműen a megoldás jellegének köszönhető, hiszen az online küldés miatt se postai, se nyomtatási költséggel nem kell számolni.
„Az elektronikus számlázás ellen felmerülő érvek lassan érvényüket vesztik, hiszen elsősorban a berögződések, és a még látható papíralapúság idővel átalakulnak majd e téren is, ahogyan a faxot is lekörözte az email. Ráadásul a megoldással a fizetési felszólítások küldése is automatizálható, illetve a fizetési meghagyásos eljárások is sokkal egyszerűbbé válnak, ami szintén erősen hozzájárul majd a megoldás elterjedéséhez” – teszi hozzá a vezető.
