A problémát általában az jelenti, hogy ha jogosulatlan személy ír alá, akkor az adott szerződés vagy intézkedés formai okokból érvénytelen lesz, és ez komoly anyagi veszteségeket, bírságokat is jelenthet.
Jogrendszerünkben sajnos erős a formakényszer, ezért lehetőleg már a társasági szerződés, illetve a céges belső szabályzatok megírásakor, a munkaszerződések megkötésekor rendezni kell a céges aláírók kérdését is.
Harmadik személyek felé a cég nevében főszabályként az írhat alá, akinek a neve céges képviselőként a cégjegyzékben szerepel, így tehát legfőbb intézkedésként a cég társasági szerződésének kell tartalmaznia mindazon személyek nevét és beosztását, akik aláírási jogot kapnak, és ahol ez szükséges, azt is, hogy az illető önállóan, vagy valaki mással kettesben jogosult-e a cég nevében aláírni.
Az ügyvezető írhat alá egyedül vagy párban, de a cégvezető mindig önálló aláírási joggal rendelkezik, az aláírásra feljogosított munkavállalók pedig mindig csak ketten együtt írhatnak alá. Gyakran alkalmazott, de igen rossz ötlet, ha a cégnek egyetlen olyan ügyvezető aláírója van, aki ideje nagy részét külföldön tölti.
Ez gyakorlatilag lehetetlenné teszi a cég működését.
Munkajogi intézkedéseket (például felmondást) az a személy írhat alá, aki a munkavállaló munkaszerződése, vagy a munkáltatónál hatályos belső szabályzat szerint az adott munkavállaló tekintetében a munkáltatói jogokat gyakorolja. Ez lehet a cégjegyzékbe is bejegyzett személy (például ügyvezető, cégvezető), de lehet ott nem feltüntetett személy is (például személyzeti igazgató).
A munkajogi intézkedések kapcsán azt is fontos megjegyezni, hogy cégcsoportok esetén nincs átjárás a cégek között, tehát munkáltatói jogok gyakorlására csak olyan személyt lehet megnevezni, aki az érintett munkavállalókkal azonos cégben van alkalmazva.
Mind harmadik személyek relációjában, mind munkajogi intézkedések esetén aláírhat még ügyvéd, eseti ügyvédi meghatalmazás alapján.
A meghatalmazásban nagyon konkrétan kell rögzíteni, hogy mire terjed ki az aláírási jog. A „bármit bármikor aláírhat” típusú meghatalmazás nem elfogadott, mivel az ügyvéd jogszabályi tiltás okán nem lehet ügyvezető, tehát egy cég napi működésének irányítását még meghatalmazás útján sem láthatja el.
