Szolgáltatások egy kézben

A tervek szerint az elkövetkező időszakban jelentősen átalakul a minisztériumok felépítése és működése. A bejelentett változtatások megvalósulása esetén az egyes minisztériumok háttértevékenységeit egy Kormányzati Szolgáltató Központba vonnák össze. A tevékenységek köre az eddigi újsághírek és a miniszterelnöki honlap alapján a pénzügyi, számviteli, kontrolling, informatikai, ügyviteli, személyzeti és bérszámfejtési, szervezetfejlesztési, vagyonkezelési, valamint gondnoki tevékenységekre terjed ki. A szervezet azokhoz az üzleti életben elterjedt közös szolgáltató központokhoz (shared service center) lesz hasonló, amelyeket multinacionális nagyvállalatok alapítottak Magyarországon (pl. General Electric, ExxonMobil).

A központ kialakításának egyértelmű célja a minisztériumi háttértevékenységek hatékonyságának növelése és a költségek csökkentése. A hírek szerint az összevont szervezet a jelenlegi minisztériumoknál meglévő létszám kevesebb mint felével állna fel. Amennyiben mindez megvalósul, valóban komoly költségcsökkentést eredményezhet. Ugyanakkor a megvalósítás során számos olyan tényezővel is számolni kell, amely a projekt sikerességét veszélyeztetheti.

Az első, talán legfontosabb tényező annak tudatosítása, hogy a központ felállítása nem valósítható meg egy lépésben, egyik napról a másikra. A munkát komoly szakmai tervezésnek kell megelőznie, ennek során meg kell határozni a központ működési modelljét, az ellátandó feladatok és feladatrészek részletes körét, a támogató tevékenységek átvételének ütemezését. Ez utóbbi fel-adat azért kiemelten fontos, mert a minisztériumok háttértevékenységeinek leválasztása és egy központba szervezése csak fokozatosan, tevékenységi körönként oldható meg. Az egy lépésben történő megvalósítás ugyanis olyan mértékű változást jelentene, amely nagymértékben veszélyeztetné a minisztériumok belső működésének folytonosságát.

A központ a háttértevékenységeket egyfajta külső szolgáltatásként nyújtja majd a minisztériumok számára. Ez szemléletbeli változást igényel a dolgozóktól, akiknek többsége jelenleg egy adott minisztériumon belül végzi a tevékenységét, és valószínűleg nincs meg benne az a szolgáltatói hozzáállás, mint amit az új feladat megkövetel.

Tovább nehezíti a helyzetet, hogy a tervezett szervezeti változások – különös tekintettel a leépítésekre – erős bizonytalanságot szülnek. Ennek az lehet a következménye, hogy a háttértevékenységeket végzők közül azok, akiknek megfelelő tapasztalataik vannak és nyitottak, még a leépítések előtt elhagyják a minisztériumokat. A központot így a maradékelv alapján lehet majd feltölteni dolgozókkal, ez pedig nem vezet optimális megoldáshoz. Az előzőekből kiviláglik, hogy a központ felállítása során bizonyos mértékű minőségi csere elkerülhetetlen.

Kritikus kérdés a szolgáltató központ működési kereteinek kidolgozása, ez magában foglalja az egységes működési folyamatok, az azokat támogató informatikai és irodai infrastruktúra kialakítását is. Ez a minisztériumokban kialakult – részben eltérő – gyakorlatok miatt szintén nem ígérkezik egyszerű feladatnak.

Az eddigi információk alapján a kialakítandó központ vezetésére egy jelenleg külföldön dolgozó magyar szakembert hívnak haza. Feladata, hogy a központ sikeres felépítéséhez egy ütőképes projektcsapatot alakítson ki. Úgy gondolom, hogy a feladat nagysága és egyedisége miatt – amely komoly vonzerő a szakértők számára – ezzel nem lesz nehéz dolga. A feladat megvalósításával már más a helyzet.

A szerző a PricewaterhouseCoopers üzleti tanácsadás osztályának vezető menedzsere