Utazásszervezés a felhőben
Néhány hete üzleti ügyben Barcelonába kellett utaznom. A katalán főváros repülőterén feltűnő volt, milyen sokan mennek hasonló célból. A menedzserek utazásait természetesen a cégek finanszírozzák, ők állják az utazás és a tartózkodás költségeit (travel and expenses, T&E). Ez a tétel a magyar vállalatok könyvelésében is egyre nagyobb: a gazdaság növekszik, és egyre több vállalat lép ki a nemzetközi piacra, amihez bizony a személyes jelenlétre is szükség van.
Hazai felmérésről ugyan nem tudok, de tanulságos lehet, hogy mi a helyzet ezen a téren az Egyesült Államokban. Az ország méretéből is adódóan az amerikai menedzserek viszonylag sokat utaznak: az „üzleti utazók” száma meghaladja a 30 milliót – ez nagyjából a felnőtt népesség 13 százaléka –, és egynegyedük négy vagy több utat tesz meg évente. Az üzleti utak nagyjából 30 százaléka zajlik azonban csak a céges üzletpolitika keretei között (bár a nagy, 5000 főnél többet foglalkoztató vállalatoknál ez az arány eléri a kétharmadot).
Ezeket az utakat természetesen meg kell szervezni, a költségeket pedig el kell számolni. A szóban forgó tételek pedig a legtöbb vállalat életében egyáltalán nem elhanyagolhatók. Vajon ennek megfelelően kezelik őket a vállalati pénzügyek között? Az Aberdeen Group egy 2013-as felmérése szerint a T&E-adatokat a cégek 80 százalékánál maguk az alkalmazottak – tehát az utazók – viszik fel saját kezűleg (gépelik be) a rendszerbe. Mondanom sem kell: ezeknek a vállalatoknak egyáltalán nincs lehetőségük arra, hogy valós időben kövessék a költségek alakulását, arra meg végképp nincs, hogy optimalizálják a kiadásokat. Holott ezek a folyamatok már régen automatizálhatók, ami egyrészt csökkenti a feldolgozás költségeit, másrészt lehetővé teszi a tervezés optimalizálását is. Ami a feldolgozást illeti: az Aberdeen felmérése szerint a vállalatok közel 60 százaléka Excel-táblázatok alapján, manuálisan elemzi a kiadásokat, ilyenkor egy elszámolás költsége átlagosan 20,65 dollárral lesz több a vállalat számára. Ha a cég egy erre a célra kifejlesztett alkalmazást vesz igénybe, ugyanez a tétel 12,51 dollárral csökken.
Ezt egyre több vállalat ismeri fel, és a felhőtechnológiát hívja segítségül az üzleti utak menedzseléséhez. A Gartner szerint T&E-adatokat szinte minden vállalat az első három olyan tétel között említi, amelyet automatizál, vagy automatizálni tervez – igaz, alig több mint egyharmaduk jut csak el addig, hogy a terveket tettekre váltsa.
Nem csupán az elszámolások költsége, de az idejük is jelentősen – több hétről néhány napra – csökken egy „okos” alkalmazással. Ez pedig sokat javít a költségeket megelőlegező üzleti utazók elégedettségén is. Ugyanilyen hatása van az elszámolás egyszerűsödésének is: ha például az utazó a Starbucks-kártyáját vagy mobilalkalmazását összekapcsolja a T&E-alkalmazással, akkor az utóbbi automatikusan megkapja és feldolgozza a kávézó számláit.
A cégek szempontjából talán még ennél is fontosabb, hogy maguknak az utaknak a költsége is csökken. A T&E-elszámolásra és -optimalizálásra specializálódott Concur felhasználói például arról számoltak be, hogy a foglalások átlagos költsége 40 dollárról 15 dollárra csökkent, a szállodai kiadásoké pedig – éjszakánként – mintegy 15 dollárral. Ahogy a hosszú céges utaknak a felhők fölött, az utak szervezésének és elszámolásának a felhőben van a helyük. Ezzel a vállalatok időt, pénzt, az utazók pedig sok bosszúságot takaríthatnak meg.
