Optimális térrendezés

Kellemes munkakörnyezet, a vállalat igényeivel összhangban álló belső térkialakítás, megfelelő parkolási lehetőség, épületgépészeti megoldások – néhány szempont, amelyek egy irodaház tervezésekor, illetve kiválasztásakor a cég számára dominálnak.

Egy épület élettartama évtizedekben mérhető, ezalatt a használati és üzemeltetési módok többször is megváltozhatnak: az épületgépészet, a felszerelések és a belső burkolatok egyaránt elavulhatnak, amortizálódhatnak. Amerikával ellentétben Magyarországon radikális belső átépítésekre alig van példa, ezért a legjobb megoldást az jelenti, ha a tervezés fázisában az építész mellett a létesítménygazdálkodó (facility manager) is jelen van. Ezáltal a használat és az üzemeltetés sajátos szempontjai már a tervezéskor érvényesülhetnek, hiszen az eltérő jellegű irodák használata a belsőépítészetben, a térképzésben, a bútorozásban s az üzemeltetésben egyaránt eltérő követelményeket fogalmaz meg – emeli ki Hajnal István, a Biggeorge’s-NV vezérigazgatója.

Milyen előnyökkel jár az irodaház tervezésekor a létesítménygazdálkodó jelenléte? – kérdezhetjük. Hajnal István szerint azon túlmenően, hogy koordinálja az épület, a munkahelyek, a munkatársak munkáját, támogatja a szervezet termelékenységét a szükséges infrastruktúrák és szolgáltatások (például eszközök beszerzése, takarítás, raktározás, flottamenedzsment, biztonságtechnika, garázsfelügyelet, recepció) biztosításával.

A jó létesítménygazdálkodó legfőbb erőssége a hatékony ügykezelés, emellett tisztában kell lennie az épületgépészeti, biztonságtechnikai, üzemeltetési, ingatlanjogi, pénzügyi ismeretekkel is. A létesítménygazdálkodás egy vállalat életében folyamatos kiszolgáló funkcióként van jelen. Esetenként azonban önálló létesítménygazdálkodási projekteket is indítanak, ilyen lehet például egy nagyobb költözködés, az épület felújítása, avagy az új autópark bevezetése – fűzte hozzá.

Ahhoz, hogy ideális munkakörnyezet várja az alkalmazottakat, ismerni kell a vállalat működési struktúráját, és az egyes szervezeti egységek igényeit is, ehhez segítséget jelentenek az egyes osztályok vezetőivel készített interjúk. A létesítménygazdálkodás hatása azonban nem napokban mérhető, a vállalat mindennapjaiban mindvégig szerepet kap, s a végső eredmény eléréséhez a tapasztalatok szerint 2-3 év szükséges.

A létesítménygazdálkodás talán legláthatóbb alapfeladatai közé tartozik az optimális berendezhetőség megteremtése. Kulcskérdés, hogy a változó igényeknek és területhasználatnak megfelelően mód lehessen a későbbi változtatásokra is. Az épületek megtervezésénél hatékony és optimális helykiválasztásnak kell érvényesülnie. Napjainkban a tervezési irányelvek egyik fő eleme az „ültethetőség”, más szóval, hogy az épület bruttó területének egy egységére hány dolgozót lehet elhelyezni. Az építész formai szabadsága a homlokzaton, az előcsarnokban jelenik meg, míg az irodaterek tervezésénél elsősorban a hatékonyságra kell koncentrálnia.

Az iroda használatát, stílusát pedig az épületben dolgozók munkastílusa, a vezetési elvek, a részlegek nagysága és a közöttük lévő kommunikáció dönti el. Nincs egyértelmű és követendő irodahasználati koncepció, elrendezés, a szervezet a maga sajátosságainak megfelelően kell hogy megkeresse az adott épületnek a számára legkedvezőbb hasznosítását, belső elrendezését. Az ingatlan területfüggő költségének csökkentése a költségtakarékosság legfőbb iránya, ennek megfelelően az új munkavégzési koncepciók egyre nagyobb teret nyernek a jövőben, különösen az elektronikus kommunikáció további fejlődésének eredményeként.