Öt kihagyhatatlan lépés a sikeres digitalizációs projektekhez
Korábban már bemutattuk, hogy miért vérzik el a digitalizációs projektek 70 százaléka. A mostani gondolatmenet azt hivatott bizonyítani, hogy bizonyos szabályokat betartva igenis lehet sikeres egy ilyen irányú informatikai fejlesztés.
Digitalizációs érettségi gyorsteszt vezetőknek:
- Valós időben látjuk a fő folyamatainkat, vagy múlt havi jelentésekből dolgozunk?
- Tudjuk, hogy hogy áll egy szerződés elkészítése, jóváhagyása?
- Meg tudjuk nézni, hogy egy adott kollégánk mivel foglalkozott múlt szerdán?
- E-mailben kezeljük az e-mailben érkezett ügyeket?
- Ügyfeleink elégedettek a válaszaink sebességével, vagy gyakran reklamálnak lassúság miatt?
- Kollégáink több különböző rendszert használnak a feladataik elvégzéséhez?
- Ha egy kolléga beteg, át tudja venni valaki más zökkenőmentesen a munkáját, vagy minden tudás csak az ő fejében van?
Ha több kérdésre negatív a válasz, érdemes elgondolkodni a folyamatdigitalizáláson.
1. Kezdjük kis lépésekkel a digitalizációs projekt bevezetést, gyors eredményekkel
Ne próbáljuk meg az egész vállalatot egyszerre digitalizálni! Válasszunk egy-két folyamatot a legproblémásabbak közül, és mérhető eredményt érhetünk el velük három-hat hónapon belül. Például: számlázás automatizálása, szerződésgenerálás vagy bejövő levelezés kezelése.
Egy nagy budapesti cég ügyfélszolgálata is így kezdte: egyetlen folyamattal, az ügyfélpanaszok befogadásával. Amikor az átfutási idő kevesebb mint a felére csökkent, a vezetés és a kollégák is elkezdtek hinni a projektben. Ezután már könnyebb volt haladni a többi folyamattal.
2. Definiáljuk a sikert számokban
Legalább három mérőszámra érdemes figyelni az induláskor:
- Költség: Mennyi időt/pénzt spórolunk? (Példa: 10 ezer munkaóra évi megtakarítás)
- Idő: Mennyivel gyorsabb a folyamat? (Példa: átlagosan 8 napról 3 napra)
- Minőség: Mennyivel javul a hibaarány? (Példa: 12 százalékról 2 százalékra)
Mérjük le, hogy hol tartunk most, még a projekt előtt. Utána építsünk dashboardot a vezetőségnek, ahol heti/havi rendszerességgel látják az előrehaladást.
3. Vonjuk be a kollégákat
A változás kezelése nem kerülhető el. Kommunikáljuk őszintén, hogy mit miért csinálunk. Nem azért, mert el akarjuk bocsátani az embereket, hanem mert versenyképesek akarunk maradni. Képezzük alaposan a kollégákat – ne csak egy kétórás tréning legyen, folyamatos támogatás is kell.
Nevezzünk ki „bajnokokat” az üzleti oldalról – olyan kollégákat, akik értenek a folyamatokhoz, és lelkesen támogatják a változást. Ők segítenek a többieknek, és visszajelzést adnak a fejlesztőknek.
4. Biztosítsuk az aktív vezetői támogatást
Legyenek heti steering committee ülések. Nem havi, heti 30-45 perc, ahol a projektvezető beszámol, a vezetés pedig gyorsan dönt a felmerült akadályok elhárításáról. A CEO vagy COO mindenki által láthatóan vegyen részt ezeken – ez üzenet a szervezetnek, hogy ez egy valóban fontos projekt.
Az egyik nagy cégnél a vezérigazgató-helyettes minden héten 30 percet szentelt a projektnek. „Ez volt a legjobb befektetésem. Azonnali döntéseket hoztam akkor, amikor arra szükség volt. Nem voltak többhetes várakozások az értekezletekre.”
5. Válasszunk jól technológiai partnert
A magyar előírások ismerete és a magyar nyelvű támogatás elengedhetetlen – nem lehet arra várni, hogy az angol helpdesk válaszoljon. Olyan partnerre van szükség, aki ismeri a magyar kkv-k és nagyvállalatok problémáit, és tud rugalmasan integrálódni meglévő rendszerekkel (SAP stb.). De ami a legfontosabb: ne csak szállító legyen, hanem partner, aki a hasonló projektekben szerzett tapasztalatával segít a folyamatok újragondolásában, és nem csak egy szoftver bevezetése a célja.
A rendszer kiválasztásánál fontos szempont, hogy a várható felhasználószámot ki tudja-e szolgálni. Sok olyan program van, amely 50 felhasználónál jól működik, de száz vagy több száz felhasználónál már exponenciálisan belassul.
Érdemes odafigyelni arra is, hogy milyen GDPR- és NIS2-megfelelőséggel rendelkezik az adott rendszer, és hogyan illeszkedik a már működő informatikai infrastruktúrához. Válasszunk az igényeknek megfelelő, robusztus technológiát, például a weboldalak fejlesztésére kialakított PHP nem biztos, hogy megfelelő eszköz nagyvállalati rendszerek fejlesztéséhez és karbantartásához.
Következő lépések – mit csináljunk holnap
Első lépés – Folyamatelemzés: Üljünk le a vezetőséggel, és írjuk fel a három legproblémásabb vagy leginkább erőforrás-igényes folyamatot. Melyik lassú? Melyik költséges? Melyik generál sok hibát vagy ügyfélpanaszt? Ez lesz a kiindulópont.
Második lépés – Belső benchmark: Mérjük meg, hogy most mennyi időbe és pénzbe kerülnek ezek folyamatok. Kérdezzük meg az ügyintézőket, hol látják a legnagyobb problémákat. Ezek az adatok kellenek az induláshoz.
Harmadik lépés – Pilotprojekt: Válasszunk egy szakértő partnert, és indítsunk egy pilotprojektet az egyik folyamatra, amivel validálni tudjuk, hogy a kiválasztott rendszer megfelel-e az elvárásainknak.
