Papírhegyek alatt a teljesítmény – Itt az ideje a tényleges digitális átállásnak a hazai vállalatoknál

Ma már természetes, hogy a vállalati adminisztráció digitális formában zajlik – gondolhatnánk. Ennek ellenére számos hazai kis- és középvállalat (de még akár nagyobb szervezetek is) továbbra is részben vagy teljesen ragaszkodik a papíralapú ügyintézéshez és feladatkezeléshez. Bár első ránézésre a régi, jól megszokott módszer biztonságosnak és kényelmesnek tűnhet, valójában komoly akadályt lehet a hatékonyság, az átláthatóság és a versenyképesség szempontjából.

Saját országos kutatásunk szerint a probléma valós, ugyanis a digitális megoldások mellett még ma is ugyanolyan elterjedt a papíralapú vagy akár a személyes ügyintézés. A céges helyiségek és eszközök, például tárgyalótermek, kivetítők, gépkocsik foglalását a magyar dolgozók negyede személyesen intézi az illetékesnél, az új munkavállalókat pedig még az esetek több mint 25 százalékában fogadja papíralapú információs csomag. 

Ilyen informális módszerekkel minél nagyobb létszámú egy szervezet, annál bonyolultabb, és annál kevésbé hatékony a feladatok kezelése és az esetleges problémák megoldása.

De mi ennek az oka? Egyrészt a papíralapú ügyintézés rendkívül időigényes. Egy dokumentum előkeresése, archiválása vagy egyszerű módosítása percekbe, rosszabb esetben órákba is telhet. Erre egy tipikus példa, amikor egy céges eszköz, például laptop kiadásakor az ügyintéző számítógépén, táblázatban rögzítik az eseményt, majd két példányban kinyomtatnak egy átadás-átvételi papírt, amelyet két félnek kell aláírnia. Mindezt azonban digitálisan másodpercek alatt el lehetne végezni, hiszen egy jól kialakított online rendszer a dokumentumok azonnali elérését, verziókövetését és egyszerű megosztását is lehetővé teszi. A munkavállalók így nem adminisztratív feladatokra pazarolják idejüket, hanem a valódi értékteremtésre koncentrálhatnak.

Még mindig sokakban él az a meggyőződés is, hogy az a megbízható, ami kézzel fogható. A papíralapú adminisztráció azonban az adatbiztonság szempontjából is kockázatot jelent. Egyrészt a papír sérülékeny, számos környezeti hatásnak van kitéve, másrészt könnyebben kerülhetnek illetéktelen kezekbe a kinyomtatott lapok, és az azokon szereplő érzékeny céges adatok. A megfelelő védelemmel ellátott digitális tárhelyeken, feladatmenedzsment-rendszerekben ezzel szemben mindig az adott hivatalos dokumentum legfrissebb verzióját látjuk, és másodpercek alatt megoszthatjuk – kizárólag a hozzáféréshez jogosultakkal. A digitális dokumentumokat ráadásul bármikor, bárhonnan elérhetjük – nem csak az irodai asztalunknál. Mindez az olyan területeken lehet kiemelten hasznos, mint például a HR, ahol mindennapos tevékenység a hagyományos űrlapok, igénylőlapok – munkáltatói igazolások, kedvezményekre vonatkozó igénylőlapok, bérpapírok – kitöltése, nyomtatása és aláírása.

Nem elhanyagolható szempont a környezettudatosság sem. 

Tetemes költséggel járhat az iratok tárolása is.

A valós idejű adatfrissítés és az automatizálható munkafolyamatok szintén a digitális rendszerek javára billentik a mérleget. Egy jól bevezetett vállalatirányítási rendszer képes integrálni a pénzügyeket, a logisztikát, a HR-t és a projektmenedzsmentet, így a különböző területek külön egyeztetés nélkül tudják követni egymás munkafolyamatait. Ez a gyorsaság és rugalmasság egyértelmű versenyelőny a papíralapú működéssel szemben, egy új munkavállaló beléptetési folyamata például a tűzvédelmi oktatástól a belépőkártya-regisztrációig egyetlen nap alatt bonyolítható le.

Sok vezető nincs tisztában azzal, hogy már egy egyszerű szolgáltatásmenedzsment-rendszer bevezetésével is nagy mértékben racionalizálhatók a belső folyamatok, és szinte teljesen digitálissá tehető az az adminisztráció, amelyet a vállalatok még mindig papíralapon végeznek el. Korábbi felmérésünk eredményeiből az látszik, hogy a magyar irodai dolgozók alig több, mint 10 százaléka használ valamilyen digitális feladat- vagy szolgáltatáskezelő rendszert, holott ezekkel nem csak az IT-támogatás lesz hatékonyabb, de a dolgozók elégedettsége is nő, hiszen kevesebb fennakadást és gördülékenyebb problémamegoldást tapasztalnak majd a mindennapi munka során.

Összességében elmondható, hogy a hagyományosan papíralapon, telefonon vagy személyesen elvégzett, tipikus irodai feladatok többsége részben vagy teljesen helyettesíthető lenne egy digitális rendszerrel. Ezek a rendszerek pedig nem csupán kényelmet fokozó technológiai újítások, hanem alapvető eszközök a versenyképesség megőrzéséhez és növeléséhez. A kérdés tehát már nem az, hogy érdemes-e átállni digitális adminisztrációra, hanem az, hogy a vállalatok meddig engedhetik meg maguknak a hagyományos megoldások előnyben részesítését.