Nem parancsszóra fogunk visszatérni az irodába, hanem az élményért

Az elmúlt öt évben világszerte gyökeresen átalakult az irodai munkavégzés módja – és ebből a trendből Magyarország sem maradt ki. 2024-re a hazai munkavállalók fele részben vagy teljesen otthonról dolgozott, kihasználva a távmunka előnyeit, az élményt: a nagyobb rugalmasságot, kényelmesebb időbeosztást és jobb egyensúlyt a munka és a magánélet között.

Ahogy azonban máshol is, nálunk is egyre élesebb vita bontakozik ki arról, hol és hogyan lenne ideális dolgozni. A munkáltatók és a dolgozók elképzelései gyakran eltérnek: előbbiek egyre inkább szeretnék visszarendelni az irodába a munkatársakat, utóbbiak viszont ragaszkodnak az elmúlt években megszokott kényelemhez – és ez gyakran feszültségekhez vezet.

Csakhogy ez a vita sokszor nem a lényegről szól. Ahelyett, hogy kizárólag arra figyelnénk, hol történik a munkavégzés, fontosabb lenne azt vizsgálni, mi segíti elő a jó teljesítményt. Olyan környezetre, eszközökre és kapcsolódási lehetőségekre van szükség, amelyek valóban támogatják az emberek munkáját – bárhol is legyenek fizikailag.

Ha a cégek – köztük a magyar vállalatok is – azt szeretnék, hogy a munkatársak szívesen térjenek vissza az irodába, akkor olyan környezetet kell kínálniuk, amelyben a dolgozók azt érzik, hogy a személyes jelenlét valódi többlet értékkel bír számukra. Röviden: van ok bejárni a munkahelyre.

Élményt kell adni, nem csak helyet

Előírásokkal vagy utasításokkal talán vissza lehet hívni az embereket az irodába – de maradni és jól teljesíteni csak akkor fognak, ha valódi élményt kapnak. A járvány idején, amikor sokan kényszerből dolgoztak otthonról, rengetegen alakították át a lakásukat kényelmes munkahellyé: ergonomikus széket szereztek be, több monitoros munkaállomásokat alakítottak ki, csendes sarkot rendeztek be maguknak. 

Egyszóval: olyan munkakörnyezetet hoztak létre, amely illeszkedett az igényeikhez.

Nem csoda, hogy egy rideg, elavult iroda ezek után visszalépésnek tűnhet.

A Pew Research 2025. januári felmérése szerint a dolgozók 46 százaléka arról számolt be, hogy ha teljes munkaidőben vissza kellene térniük az irodába, valószínűleg nem maradnának jelenlegi munkahelyükön.

Ezért is kell újragondolni az iroda szerepét: nem egyszerű munkavégzési helyszínként, hanem vonzó desztinációként. 

Nem babzsákfotelekre és csocsóasztalokra van szükség, hanem olyan környezetre, amely valóban támogatja az együttműködést, az alkotást és a közösségi munkát.

Magyarországon, ahol a hibrid munkavégzés gyakorlata még formálódóban van, különösen nagy lehetőség rejlik abban, hogy a munkáltatók tanuljanak a más országokban elkövetett esetleges hibákból, és a már most tudatosan, a dolgozók igényeire szabva építsenek valami jobbat.

Technológia, ami nem akadály, hanem segítség

Az irodákban használt technológia döntő szerepet játszik abban, hogy a személyes jelenlét pozitív élmény vagy frusztráció forrása lesz-e. Ha jól alkalmazzák őket, az olyan digitális megoldások, mint az asztal- és tárgyalófoglaló rendszerek vagy akár az elektromos autótöltők előzetes foglalása, megkönnyítik a munkatársak számára az irodai napok tervezését. Az IoT-alapú szenzorok valós idejű adatokkal szolgálhatnak a térkihasználtságról, amivel hatékonyabban lehet szervezni az irodai működést.

Ha viszont nem megfelelően valósítják meg ezeket a megoldásokat, a technológia inkább bosszúságot okoz. Ki ne tapasztalta volna, hogy hiába ment be az irodába, nem jutott neki asztal, vagy épp a tárgyalóban nem működött a prezentációs rendszer? Ezek nem csupán idegesítő hibák – értékes munkaidőt és erőforrásokat pazarolnak el.

Hogy célja is legyen a jelenlétnek: közösségi élmény, személyes kapcsolódás

Az irodába való visszatérés egyik leggyakoribb érve az, hogy a személyes jelenlét elősegíti a kollégák közötti együttműködést. A valóság azonban sokszor mást mutat: még azok a dolgozók is, akik rendszeresen bejárnak az irodába, gyakran egész nap online hívásokon vesznek részt – olyan kollégákkal, akik távolról dolgoznak vagy más országban vannak.

Ahhoz, hogy az irodai jelenlét érdemben is többletet hordozzon, konkrét céllal kell szervezni azt. Ebben sokat segíthetnek az olyan digitális eszközök, mint a munkaidő-nyilvántartó rendszerek vagy irodahasználati elemző platformok, amelyek jóval többet tudnak, mint a hagyományos jelenléti ívek vagy beléptetők. Ahogy a munkahelyi kultúra változik, a rugalmasság döntő tényezővé válik. Azok a vállalatok lesznek sikeresek, amelyek képesek alkalmazkodni és az emberek igényeit helyezik középpontba – nem pedig azok, amelyek merev szabályokhoz ragaszkodnak. A magyar munkahelyek átalakulásában most lehetőség van arra, hogy ne a múlt mintáit ismételjük, hanem tudatosan formáljuk a jövőt.